27 Dic ¿Cuántos años debo guardar los documentos de la empresa?

Por Carlos Cuadrado (Abogado-Gerente de Innovanza Asesores)

Existen varias situaciones específicas que nos condicionan a la hora de conocer la cantidad de años que debemos conservar los documentos en general del tráfico contable, societario, laboral, fiscal y tributario, a saber:

Guarda de documentos de empresa

1. Documentos contables. – Los libros de comercio, tales como libro diario, de inventario, cuentas anuales, informes de auditoría, del administrador, deben conservarse durante 6 años, según el Art. 30 del Código de Comercio, a contar desde el último asiento realizado. Incluso después de la disolución y liquidación societaria.

2. Documentos Societarios. – Las escrituras, los libros registro de actas de la Junta y del Consejo, libro registro de los socios, de contratos con el socio único y otros contratos de carácter privado. Recomendamos conservarlo todo durante la vida de la empresa y como mínimo otros 6 años más después de su disolución y liquidación.

3. Documentos laborales. – Los contratos y documentos laborales deben conservarse un mínimo de tres años, según el RDL 5/2000 de 4 de agosto. La documentación sobre seguridad social, durante 4 años. Recomendamos guardarla durante 6 años, como indica el C. Comercio. En ambos casos, no obstante, la Ley Orgánica 7/2012 de 27/12, recomienda guardarla durante 10 años. En materia de riesgos laborales son 5 años, aunque recomendamos guardarlo durante 6 años.

4. Documentación fiscal y tributaria. – Los documentos justificantes de ingresos y gastos, contratos, recibos, extractos de bancos, albaranes, así como la contabilidad en sus libros diario y balances, deben guardarse 4 años, según la Ley General Tributaria, art. 66,67 y 68. Este plazo obedece a la prescripción, que comienza a contar desde la finalización del plazo de presentación voluntario de cada impuesto. Pero pueden existir interrupciones de este plazo si existe alguna actuación inspectora o comprobación de la Administración Tributaria.

No obstante, como hemos dicho anteriormente, la Ley Orgánica 7/2012 de 27/12, recomienda guardarla durante 10 años. Por otra parte, tenemos una posibilidad de eliminar las facturas recibidas en papel si previamente hemos realizado un proceso de digitalización certificada que se obtiene con copias digitales firmadas electrónicamente.

5. Por otra parte, debemos compendiar todo este maremágnum de plazos centrándonos en un concepto general:

CONSERVACION DE LA DOCUMENTACION EMPRESARIAL. –  Por tanto, con independencia de los plazos mínimos expresados, aconsejamos que las empresas conserven parte de la documentación a fin de ejercitar algunos derechos para poder defenderse ante posibles reclamaciones por terceros.

La doctrina del Tribunal Supremo establece:” El comerciante, debe conservar, en su propio interés, toda aquella documentación relativa al nacimiento, modificación y extinción de sus derechos y de las obligaciones que le incumben al menos durante el periodo en que conforme a las normas sobre prescripción pueda resultarle conveniente promover el ejercicio de los mencionados derechos, o sea posible que le exijan el cumplimiento de las mencionadas obligaciones”.

 Por ello, recomendamos a los empresarios o comerciantes que conserven la documentación por más plazo que los 6 años que establece el Código de Comercio, es decir, por 15, 20 o 30 años, en función de las acciones de prescripción que correspondan.

Ponemos algunos plazos de prescripción según el Código Civil, a saber:

• Acciones personales que no tienen señalado termino especial de prescripción: 15 años.
• Acciones reales sobre bienes inmuebles: 30 años.
• Acciones reales sobre bienes muebles: 6 años.
• Acción hipotecaria: 20 años.

Y para mayor abundar, en relación con la reciente modificación del Código Penal, en aspectos de blanqueo de capitales y sobre los delitos más graves contra la Hacienda Pública y la Seguridad Social, donde se aumenta a seis años la prisión de pena máxima, se han aumentado los periodos de prescripción a 10 años, como establece el Art. 131 de dicho Código.

Como consecuencia de estos cambios legales, también se ha aumentado el plazo en el que nos puede exigir la Justicia documentación de carácter laboral y fiscal dentro del proceso penal.

En resumen, nuestra recomendación final es que debemos ser muy cautos a la hora de decidir la duración en la guarda y custodia de nuestros documentos, y consultar siempre a nuestros asesores legales al respecto.