17 Ene Chequeo previo en los servicios fiscales y contables: Autónomos

Por Carlos Cuadrado (Abogado-Gerente de Innovanza Asesores)

Cuando se contacta con una Asesoría debemos explicar de la forma más sencilla cuales son nuestros protocolos de actuación para concretar el itinerario a seguir antes de empezar nuestros servicios y para darle continuidad después.

Chequeo previo

Realizar un buen chequeo previo es fundamental para conocer punto por punto las características de la empresa, a saber:

Aspectos fiscales

• Titularidad de los bienes de la empresa. Afectación de los bienes a la actividad. Debemos conocer los bienes que tienen un exclusivo uso empresarial y aquellos que el uso es mixto, es decir, privado y empresarial.
• Régimen Fiscal en el IRPF E IVA. Estimación Directa Simplificada. Estimación objetiva (Módulos). Atribución de rentas. Régimen General IVA, Régimen Simplificado o regímenes especiales. Es muy importante saber definir a que estimación o régimen nos acogemos, pues en ello radicarán las distintas posibilidades de imputación de gastos y las posibilidades de amortización de nuestras inversiones.
• Epígrafes de alta en el IAE (Impuesto Actividades Económicas). Este Impuesto nos autoriza a la realización de la actividad/es de nuestro negocio. Mientras no superemos un millón de euros de ingresos no se paga ninguna cuota. Es sencilla el alta y se hace on line.
• Régimen del matrimonio, si existe. Gananciales o separación de bienes. Importante para definir los riesgos inherentes al negocio. Se recomienda separación de bienes y la inscripción en el Registro Mercantil del Autónomo.
• Aplazamiento de pagos fiscales, si existen. Naturalmente que es importante conocer este extremo pues es una deuda que bancos y la propia administración considera a la hora de solicitar préstamos o nuevos aplazamientos.
• Conocer los tipos de préstamos (CONSUMO, RENTING, LEASING) y avales firmados, incluso por familiares. Los riesgos financieros son básicos para estudiar la solvencia del negocio y tratar de mejorar las pólizas si esto es posible.
• Existencia de deudas fiscales pendientes de pago, recargos sanciones, etc. En el valor de una empresa estas deudas son un verdadero lastre y es muy conveniente pactar un fraccionamiento conforme a las reglas de Recaudación Tributaria.
• Protección de bienes gananciales y privativos del cónyuge que no trabaje en la empresa. Esta cuestión patrimonial es básica. Debemos estudiar al máximo los riesgos patrimoniales que estén en conexión directa con la actividad empresarial y lograr arbitrar una estrategia de protección de los mismos. Tarea compleja pero muy recomendable.
• Riesgos patrimoniales de los empresarios individuales. En el Estatuto del Trabajador Autónomo queda protegida la vivienda habitual que no exceda de 400.000 € y solo cuando se produzca el embargo de la misma. La subasta de esta tendrá un periodo de carencia de dos años.
• Observancia del cumplimiento de plazos de ingresos fiscales. La existencia de un calendario fiscal es indispensable, aunque con la domiciliación bancaria de los pagos la atención haya disminuido. Mejor hacer las previsiones con tiempo.
• Obtención de la firma electrónica (DEH). Este tema no es obligatorio para las asesorías y requiere una autorización o apoderamiento ante la Agencia Tributaria para poder disponer de este acceso. Mediante la dirección electrónica habilitada conseguiremos acortar el tiempo de respuesta a la hora de contestar a requerimientos, alegaciones y recursos.
• Obtención de protocolos sobre protección de datos y blanqueo de capitales. La L.O.P.D. y la Ley de Blanqueo de Capitales obligan a las empresas a realizar unos protocolos y seguir unos controles. Las asesorías debemos realizar un seguimiento activo en estos dos temas muy relevantes y complejos de controlar. Es especial para empresas inmobiliarias.
• Vigilancia de la corrección en la emisión de las facturas. El reglamento del IVA dispone de exigencias en la emisión de las facturas y deben hacerse en el formato que recoja todos los requisitos, incluidos los de la factura rectificativa.

Aspectos contables

• Revisión de los libros contables obligatorios para el IRPF e IVA. Estos libros que no necesitan su presentación previa ni posterior deben guardarse durante 6 años y ser fiel reflejo de los documentos contables de la empresa.
• Chequeo sobre la correcta deducción de gastos y compras. Importante cotejar que todas las facturas de gastos pueden deducirse en cada actividad concreta. Conocer los gastos que son o no deducibles es crucial para no tener problemas por elusión de impuestos de IVA E IRPF. No existen listas cerradas, pero si recomendaciones que la asesoría debe exponer.
• Chequeo sobre la correcta aplicación de las amortizaciones. Las Pymes disponen de distintas posibilidades de amortización acelerada para determinados activos. Una buena tabla garantiza una aplicación correcta.
• Implantación de sistema de control sobre flujos de dinero efectivo. Como sabemos se va a efectuar una restricción en los pagos de efectivo fijada en mil euros. Por tanto, aquellos negocios con facilidad para cobros y pagos al contado deben adaptarse a la nueva situación. Pero existen herramientas de control para que no nos descuidemos en el manejo del efectivo. Esta será la tendencia en los próximos años. El dinero en papel tiene los años contados.
• Orientación sobre las cautelas en la contratación de trabajos y servicios. Disponer de un servicio de consultoría mercantil y laboral es esencial. Controlar los contratos de servicios y mantenimientos, así como las contrataciones de empleados es una labor especial y de mucha responsabilidad. Se recomienda la externalización de este servicio.
• Implantación de modelos de archivo documental. No es fácil encontrar documentos archivados sin un método sencillo. No existe una obligación legal que nos indique la formula, sino meras indicaciones de que se deben archivar de forma clara y de fácil acceso. Por ello, implantar un método ágil nos puede ahorrar mucho tiempo de búsqueda.

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