18 Mar ¿Qué hacer con los clientes morosos? Consejos.

La morosidad es uno de los males más peligrosos y (por desgracia) comunes en las pymes y los autónomos. Para poder subsistir en el mercado actual, es de vital importancia que todas nuestras cuentas estén claras y las deudas de nuestros clientes se mantengan siempre bajo control. Sin embargo, cuando la situación llega a un límite indeseado, es hora de ejecutar acciones concretas que permitan recuperar la cantidad que se nos debe. En vista de todo esto, hoy conoceremos lo  que debemos hacer para prevenir la morosidad, y os daremos una serie de consejos sobre qué hacer con los clientes morosos.

¿Cómo prevenir clientes morosos?

En España, la Ley 15/2010, también conocida como Ley de Morosidad, se encarga de regular todo lo relacionado con los impagos en las operaciones comerciales. No obstante, existen una serie de principios básicos que nos permitirán prevenir deudas por parte de nuestros clientes. Las siguientes cinco son las más importantes para evitar clientes morosos:

• Documentarse bien sobre con quién estamos haciendo negocios: esto se puede hacer de varias formas, pero básicamente consiste en hacer un sencillo balance de cuál es la reputación de este en el momento de pagar a tiempo una deuda. Además de ello, y para mayor seguridad, si se planea conceder una suma importante, se puede revisar el estado de la sociedad o persona física en el Registro Mercantil o el de la Propiedad, para contar con una garantía en casos de retraso o impago. También podemos solicitar un estudio de solvencia.
• Establecer condiciones de pago personales: para evitar una posible ventaja por parte del deudor es de vital importancia que establezcamos condiciones en cuanto los plazos de pago, el sistema de penalizaciones en situaciones de incumplimiento, y el tipo de método de facturación. Estos son los tres pilares que garantizarán evitar inconvenientes futuros con los clientes. Como es natural, todo esto debe ser recogido por escrito y ser firmado por ambas partes.
• Enviar facturas en el momento indicado: ocasionalmente no es el cliente quien ha descuidado los pagos, sino nosotros mismos. En este sentido, el envío de las facturas a tiempo es fundamental para que estos estén al tanto del importe, de cómo y de cuándo deben pagar su deuda. El seguimiento de los pagos, de igual forma, debe ser una meta que nos impongamos para evitar acumular este tipo de problemas.
• Insistir: en el momento en que nuestro cliente ha caído en un impago debemos informarle de la situación. Debemos evitar posponerlo y, en el momento de hacerlo, lo ideal es optar por una reunión personal o bien realizarlo de forma telefónica. Si en un primer momento no se llega a concretar nada, se debe seguir insistiendo, y no dejar de hacer seguimiento de cómo avanza el estado de la deuda.
• Buscar asesoramiento: la ayuda extra siempre es bienvenida para asegurarnos de que estamos ejecutando los pasos correctos. Por ello, contratar los servicios de una asesoría especializada puede hacer que el proceso de gestión de la misma se simplifique y se recorten los períodos de pago por parte del deudor.

¿Qué hacer ante un cliente moroso?

En caso de que estemos ante un cliente moroso y hayamos agotado todas las vías de acción posible, existen algunas cosas que aún podemos hacer para que ambas partes salgan beneficiadas. Los pasos a dar serían los siguientes:

• Identificar la deuda: lo primero que se debe hacer es identificar la condición de la deuda, es decir, la cantidad total que el cliente debe, los plazos que tenía para pagarla, las condiciones que se estipularon para ello y el tiempo que lleva vigente el impago. En base a esto, ya tendremos los criterios y la información necesarios para empezar a proceder.
• Negociar la deuda: seguidamente debemos ponernos en contacto con el cliente y establecer las condiciones para que haga frente al pago. En caso de que este no tenga la liquidez suficiente para solventarla, se puede intentar renegociar la deuda bien sea aplazando el pago del total de la factura a una fecha en que este pueda afrontarla; fraccionar el pago en cantidades más pequeñas, que se establecerán durante períodos concretos (generalmente semanales); o incluso tratar de canjear la deuda por un producto o servicio del cliente. Todo esto se realiza con el fin de buscar otras vías disponibles para evitar un impago total.
• Iniciar un proceso judicial: si el paso anterior no ha dado los frutos que esperábamos, entonces debemos comunicar a nuestro cliente el inicio formal de un proceso judicial. Esta es la última opción que se debe considerar, ya que se ejecuta cuando se han agotado todas las opciones posibles. En este caso, se debe buscar la asesoría de profesionales en la materia para reunir la documentación requerida y poder tramitar el proceso correctamente.

Consejos para evitar la morosidad

Lo que se ha reseñado anteriormente nos ha permitido conformar un panorama general sobre qué hacer para cobrar una deuda. Sin embargo, para complementar lo que hasta aquí se dicho, te dejemos cuatro consejos imprescindibles para que la balanza esté a nuestro favor en situaciones de este tipo:

• Documentar todo el proceso: la razón de ello es sencilla, documentar las condiciones de la deuda permitirá tener pruebas tangibles que servirán de aval ante un proceso judicial. En estos casos, lo ideal es que digitalicemos todo el proceso para poder lograr una gestión efectiva y funcional.
• Concretar pagos por adelantado: lo cual es ya una práctica habitual en la mayoría de las pymes, y permite otorgarnos garantía desde el inicio. El porcentaje puede variar en función del producto o servicio que estamos concediendo, pero usualmente se sitúa entre el 30% y el 60% del coste final.
• No olvidar enviar recordatorios: los recordatorios de la deuda son esenciales si queremos recibir el pago en el tiempo indicado. Si bien es cierto que los envíos a través del correo electrónico son el canal predilecto de la mayoría, no se debe reducir solo a este y tenemos que tratar de expandir los medios de envío para evitar que el cliente, bien sea por olvido, bien sea porque muchos de los correos pueden terminar en la carpeta de spam, incurra en morosidad.
• Contratar una agencia de cobro: además de optar por la asesoría profesional, también se puede recurrir a una agencia que se encargue de gestionar todo el proceso de pago de los deudores. Así no tendremos que hacer más que suministrarles las particularidades del contrato y ellos, en base a su experiencia, garantizarán que recuperemos el dinero tal y como se ha estipulado en el acuerdo previo.

Aunque esta claro que siempre debemos velar por el cumplimiento del pago, la consideración de la situación económica actual de nuestros clientes debe estar siempre presente. Por ello, el mecanismo de la negociación de la deuda es, en la mayoría de los casos, la solución para evitar llevar el caso a un proceso judicial. Sin embargo, en algunas ocasiones ésta es la única alternativa disponible ante los clientes que, por una u otra razón, han incumplido su compromiso de pago.