14 Jun Los problemas de tener una sociedad “inactiva”.

Por Carlos J. Cuadrado (Abogado-Gerente de Innovanza Asesores)

Cuando, por distintos motivos, una sociedad deja de tener actividad comercial y los administradores, consejeros o gerentes no deciden poner a funcionar el mecanismo para su liquidación, decimos que se dejan “inactivas”, es decir, sin ninguna actividad económica. Casi siempre a la espera de una nueva oportunidad para funcionar con ella o simplemente por falta de acuerdo entre los socios.

La Ley de Sociedades de Capital, en sus Art. 360 a 394, desarrolla los requisitos y pasos a dar para la disolución y liquidación de la sociedad.

Lo que de verdad interesa en general, es que las empresas conozcan las obligaciones y riesgos que supone la decisión de dejar una sociedad inactiva.

OBLIGACIONES FORMALES DE UNA SOCIEDAD INACTIVA

• Deber de guardar documentación contable y mercantil. El Código de Comercio nos obliga a guardar durante 6 años, todos los contratos, facturas, extractos de bancos, impuestos, libros de balances, diarios, auxiliares de mayores, de actas y de socios. Los administradores o consejeros tienen la obligación de custodiar toda esta documentación.
• Presentación de los libros contables y cuentas anuales. Respecto a los libros, si no se producen apuntes contables entendemos que es innecesaria su presentación, pues carecerían de contenido alguno. Y para las cuentas anuales, a los 6 meses como máximo del cierre de cada ejercicio, debemos reunir a la Junta General para la aprobación de las cuentas anuales. Estas se deben depositar en el Registro Mercantil hasta el día 30 de Julio. Aunque durante años, el I.C.A.C. (Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas), organismo dependiente del Ministerio de Economía, no ha sancionado por la falta de presentación o el retraso de las cuentas anuales, ahora ha decidido poner en marcha sanciones que oscilan entre los 1.200 y los 60.000 € por cada año, dependiendo de la dimensión de la sociedad. La no presentación de las cuentas durante dos años supondrá el cierre de la hoja en el Registro Mercantil. Este hecho determina que no se podrán realizar inscripciones de ningún documento notarial. Por tanto, si pretendemos disolver la sociedad, deberemos presentar los últimos 4 depósitos de las cuentas.                               
• Presentación de la baja en la Agencia Tributaria. El objeto del impreso 036 es el de comunicar que se ha dejado de tener actividad económica. Se dispone de un mes de plazo desde el cese total de la actividad. A partir de aquí ya no podemos emitir facturas ni presentar el IVA.
• Realizar la baja de los administradores. Con el impreso 036 se debe presentar la baja en el régimen de autónomos o el que corresponda de la Seguridad Social, es decir, Régimen General o asimilado.
• Disolución de la sociedad. Cuando la sociedad esté inactiva más de un año( RDL 1/2010 de 2 de Julio), debe disolverse. El administrador deberá convocar a la Junta General en el plazo de dos meses e instar la disolución de la misma. Cuidado, porque de no actuar, el administrador será responsable subsidiario de cualquier deuda generada por la sociedad y pendiente de pago.
• Disponer de un domicilio social activo. Es importante que se puedan recibir notificaciones en el domicilio social o a través de la D.E.H.
• Deudas pendientes de pago. El Art. 43.1 b) de la LGT, determina que serán responsables subsidiarios, iniciándose la acción de derivación de responsabilidad por las deudas con la Administración: “Los administradores de hecho o de derecho de aquellas personas jurídicas que hayan cesado en sus actividades, por las obligaciones tributarias devengadas de éstas que se encuentren pendientes en el momento del cese, siempre que no hubieran hecho lo necesario para su pago o hubieren adoptado acuerdos o tomado medidas causantes del impago”.

OBLIGACIONES FISCALES.

• Presentación del Impuesto de Sociedades. Disponemos hasta el día 25 de Julio posterior al cierre de cada ejercicio para la presentación del I.S. Es preciso revisar las cuentas bancarias y reflejar los saldos en el cierre contable. La no presentación del I.S. determinara el cierre de la hoja fiscal y la sanción fija de 200 € por ejercicio a los administradores sociales.
• Presentación y abono de las retenciones. Cuando se presenten las cuentas anuales, el Registrador mercantil emitirá una factura con retenciones de profesionales. Estamos obligados a realizar el pago de las mismas en el impreso 111, y presentar el resumen anual del 190. Para esto, será necesario que presentemos el 036 de alta de esta obligación y luego la baja.
• Presentación de los pagos a cuenta del I.S. Si en el último ejercicio obtuvimos una cuota íntegra positiva, estaremos obligados al pago a cuenta, salvo que se acoja a la segunda de las opciones que determina la Ley del I.S. Si existiera pago a cuenta, este sería devuelto en el I.S. al no existir actividad económica.

Ahora, a la vista de estas obligaciones y riesgos, debemos plantearnos si nos interesa mantener inactiva la sociedad o disolverla y liquidarla.

Para ello, INNOVANZA ASESORES, pone a disposición de sus clientes toda su experiencia en el campo mercantil y fiscal para realizar un estudio sobre cada situación y poder tomar la acción que más convenga desde el punto de vista legal y económico.