07 Feb Desarrollo de los Servicios Laborales

Por Carlos Cuadrado (Abogado-Gerente de Innovanza Asesores)

Una vez que las empresas reciben la información relativa al examen previo expresado en nuestro artículo anterior, se pone a trabajar el área laboral para lanzar de forma inmediata los movimientos en dos direcciones. Si la empresa ya existe, se efectúan los cambios previstos y las altas en el sistema informático de la asesoría. Si la empresa aún no ha iniciado su actividad, se procede a la confección documental para poner en marcha el área laboral.

Todo ello con un proceso que ahora expresamos al detalle:

1. La empresa ya existe y está en funcionamiento.-

• La primera acción debe encaminarse al cambio de la autorización de acceso al sistema RED, mediante el certificado digital.

• Se efectúan las altas de los trabajadores en el programa laboral de la asesoría, actualizando los conceptos, revisando las tablas del convenio del sector e introduciendo el histórico desde el día 1 de enero del año en curso. Así mismo se realiza un ajuste de las nóminas de administradores y gerentes que no hayan cumplido con la legislación vigente.

• Se revisan los documentos del IRPF trimestral sobre retenciones (Mod. 111) para acumular correctamente los pagos realizados en trimestres anteriores.

• Se comprueba mediante la emisión de una remesa de nóminas que todos los extremos han sido comprobados y se coteja con el informe previo.

• Si así se decidió, se cambian o ajustan las pólizas sobre prevención de riesgos laborales y de la mutua de accidentes de trabajo, esperando por supuesto al vencimiento de los contratos.

• Se hace entrega al empresario del convenio del sector y del Estatuto de los Trabajadores, explicando los pormenores de los mismos en un pequeño cursillo. De esta forma en cualquier eventualidad podrán resolver aquellas cuestiones sencillas, tales como vacaciones, días libres, traslados, días por enfermedad de familiares, permisos, asuntos propios, entrega de bajas médicas. Para aspectos conflictivos, como sanciones, despidos, resolución de contratos, negociación de convenios, es preciso contactar con la asesoría para recibir la información y la ayuda jurídica necesarias.

• Se revisan los horarios y si existen los turnos para no incurrir en anomalías legales que den lugar a sanciones. Se hace seguimiento sobre el cumplimiento de la plantilla de control sobre horas extras. Desde Enero 2017 se está ejecutando por la Inspección de Trabajo un severo control sobre las horas extras, tanto de trabajadores a tiempo parcial como a tiempo completo.

• Inclusión de las clausulas sobre confidencialidad y exclusividad en aquellos contratos de trabajo, cuya necesidad así se haya estudiado.

• Emisión de la póliza obligatoria por convenio sobre incapacidad, invalidez y vida, si esta no existiera, para todos los empleados.

• Si se tuvieran deudas con Seguridad Social, proceder si así se estima al aplazamiento de los seguros sociales.

• Se comprueba si existen créditos de la Fundación Tripartita para elegir cursos a realizar con cargo a los mismos. Todos los cursos deberán ser E-learning o presenciales y por tanto a través de empresas autorizadas.

2. La empresa inicia su actividad en el momento de contratar los servicios laborales.

• Reunión con el empresario o responsable del área laboral para recibir toda la documentación necesaria para efectuar las altas de afiliación de la empresa (obtención del número de patronal) y de los empleados. También elección de la Mutua de Accidentes de trabajo. Es obligatorio y necesario hacerlo a la vez que el alta patronal. Se necesitan fotocopias del DNI de empresario y empleados, los datos sobre afiliación de los mismos, datos familiares, datos sobre desempleo, tanto si lo están cobrando, como si están inscritos en el INEM. También el impreso 036 de alta en censos. Además, si se trata de sociedad, los originales de escrituras de constitución y poderes, así como el CIF de la misma y DNI del administrador y gerentes.

• Firma de la autorización para obtención del certificado digital para el acceso al sistema RED. En 48 horas ya se dispone del citado acceso.

• Presentación de las altas de empleados vía sistema RED, y presentación del alta patronal en la Tesorería de la Seg. Social. Presentación vía telemática de los contratos de trabajo sin necesidad de firma previa.

• Los seguros sociales se abonarán a mes vencido hasta el último día del mes posterior, y domiciliados en banco. Las nóminas se enviarán por correo electrónico en torno a los días  24-25 de cada mes. De igual forma los pagos trimestrales sobre retenciones del IRPF, serán presentados de forma telemática y domiciliación bancaria.

• Entrega del convenio del sector, así como del Estatuto de los Trabajadores y calendario laboral del año, con cursillo para que de forma rápida puedan acceder a la resolución de aspectos sencillos del tráfico laboral.

• Contactar con empresa que agilice la contratación de los servicios de prevención ajenos de riesgos laborales, y elabore con eficacia el plan de evaluación específico para la empresa. Es obligatorio el curso de prevención que podrá hacerse con cargo a los créditos de la Fundación Tripartita.

• Contratar si así lo exige el convenio de una póliza que cubra la incapacidad permanente, invalidez y vida de los trabajadores.

• Entregar a los trabajadores la hoja para el control de horarios y horas extras. Es recomendable la entrega a cada trabajador de un dossier que contenga un resumen de los objetivos de la empresa, así como de sus valores, donde se establezcan los principios por los que deberán transcurrir las relaciones laborales entre ambas partes.

No debemos escatimar esfuerzos para que esta área este perfectamente controlada entre asesoría y empresa. De ello puede depender el buen rendimiento y funcionamiento de la misma. Es muy recomendable la realización de todos los cursos que supongan una mejora en las relaciones laborales.