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Cómo controlar de forma legal el correo de tus empleados.

Por Carlos J. Cuadrado (Abogado-Socio fundador de Innovanza Asesores.)

En los últimos  años hemos comprobado la importancia de controlar el correo electrónico de los trabajadores sin que ello atente contra su intimidad. Realmente es bastante sencilla la utilización del e-mail corporativo para usos personales. Los perjuicios para la empresa pueden suponer problemas informáticos, menor productividad, falta de concentración y riesgos para la seguridad. Por ello, debemos estudiar este tema con mucho cuidado

 USO ESPECIFICO DE CORREO CORPORATIVO.

 Las empresas facilitan a sus empleados las direcciones de e-mail para fines exclusivos laborales. Este es el principio fundamental. La realidad no siempre concuerda con los principios de legalidad, fidelidad y ética de las plantillas. Se ha comprobado que existe un uso particular generalizado del correo corporativo para usos privados. Vigilar este uso, especialmente en las pymes, es alto complicado por falta de medios, a pesar de derecho de  las empresas para su control.

Como ha venido siendo habitual en el uso de nuevas tecnologías, han sido los tribunales de justicia quienes han determinado la forma de proceder. La jurisprudencia es amplia, pues tanto el Tribunal Supremo, como el Constitucional, así como el Tribunal Europeo de Derechos Humanos han dictado diversas sentencias, en las que se aclaran las fórmulas de control e inspección de los e-mail corporativos, sin vulnerar la intimidad de los trabajadores.

LO IMPORTANTE ES LA PREVIA INFORMACIÓN A LOS TRABAJADORES.

 Para no vulnerar los derechos y libertades de los trabajadores, es obligatorio entregar por escrito un protocolo de actuación, en el que se exprese con claridad aquellas reglas de uso de todos los mecanismos y medios informáticos, así como las formas que se emplearan para su control. De esta manera la inspección de los e-mail tendrá un carácter legal.

Con un buen protocolo, conseguiremos la confianza de los empleados, evitando conflictos, la igualdad en el trato, costes innecesarios y también la obtención de pruebas para posibles sanciones o despidos.

 EL TRABAJADOR ES TITULAR DE DERECHOS FUNDAMENTALES.

Los artículos 35, 37, 28.1 y 28.2 de nuestra Constitución reconocen distintos derechos vinculados a su condición laboral. También la doctrina ha reiterado que: “la celebración de un contrato de trabajo no implica, en modo alguno, la privación para una de las partes, el trabajador, de los derechos que la Constitución le reconoce como ciudadano”.

 Por tanto, la relación laboral no puede suponer un título que legitime a la empresa para realizar recortes en el ejercicio de sus derechos fundamentales, por mucho que esta implique la inserción en un ámbito privado.

Lo fundamental es que el ejercicio de estos derechos, si entran en colisión con otros que a la vez merecen la protección de nuestro ordenamiento jurídico, deben ser modulados en cada supuesto, en la medida estrictamente imprescindible para que el correcto funcionamiento de la actividad empresarial sea el claro reflejo del respeto a los derechos que también consagra la Constitución en sus art. 33 y 38.

EL EMPRESARIO TIENE DERECHO A CONTROLAR LA EJECUCIÓN DEL TRABAJO.

 Según dispone el art. 20.3 del Estatuto de los Trabajadores: “El empresario podrá adoptar las medidas que estime más oportunas de vigilancia y control para verificar el cumplimiento por el trabajador de sus obligaciones y deberes laborales, guardando en su adopción y aplicación la consideración debida a su dignidad y teniendo en cuenta, en su caso, la capacidad real de los trabajadores con discapacidad. Estos derechos también los contempla la Constitución, al  hacer mención a la propiedad privada, a la libertad de empresa, pero sin albergar resultados contrarios y lesivos para los derechos del trabajador.

Existen dos derechos del trabajador que se deben proteger no obstante, el derecho a la intimidad y el derecho al secreto de las comunicaciones. Y ello, a pesar de la facultad del empresario para decidir el uso de los medios tecnológicos y las comunicaciones telefónicas o el correo electrónico.

Por tanto, el empresario tiene derecho a disponer de las medidas oportunas de vigilancia y control para que el trabajador cumpla con sus obligaciones laborales. El criterio que se ha seguido por nuestra doctrina es el de la: “expectativa razonable de confidencialidad”, que suponga para el trabajador que sus comunicaciones no van a ser interceptadas.

De esta forma, si por las circunstancias concurrentes existía esa expectativa razonable de confidencialidad, la intromisión del empresario se considera ilegítima. Por el contrario, tal expectativa no se podía deducir como consecuencia de una advertencia previa de prohibición (no solo tiene que haber dado instrucciones para su uso, sino también advertido de los controles que se van a aplicar), y se  considera que el empresario está entonces legitimado incluso para acceder al contenido de los correos electrónicos remitidos por el trabajador desde su ordenador.

A pesar de lo expuesto, en la mayoría de las sentencias más recientes el problema se ha abordado desde la óptica de la eventual vulneración del derecho a la intimidad personal  y no tanto del derecho al secreto de las comunicaciones.

COMO RESOLVER ESTE CONFLICTO DE INTERESES.

Por supuesto se debe emplear la ponderación y el principio de proporcionalidad, de modo que esa modulación se produzca como determina el TS: «en la medida estrictamente imprescindible para el correcto y ordenado desenvolvimiento de la actividad productiva».

La acción empresarial se deberá producir de forma justificada, y será legítima si se conduce para obtener el objetivo propuesto, si además es necesaria, ponderada, y derivándose de ella más beneficios para el interés general que perjuicios sobre otros bienes o valores en conflicto.

Como ejemplo, la sentencia más importante es la del 26/09/07 de la Sala IV del TS, en la que resolvía el despido de un directivo producido al comprobarse que existía una carpeta de archivos temporales en su ordenador de “antiguos accesos a páginas pornográficas”. Expresa el Tribunal que existe un hábito social generalizado de tolerancia con ciertos usos personales moderados de los medios informáticos y de comunicación facilitados por la empresa a los trabajadores, y que esa tolerancia crea una expectativa también general de confidencialidad en esos usos. De modo que, si el empresario quiere destruir esa expectativa de confidencialidad y controlar plenamente el uso del ordenador por parte del trabajador, debe establecer previamente las reglas de uso de esos medios -con aplicación de prohibiciones absolutas o parciales- e informar a los trabajadores de que va existir control y de los medios que han de aplicarse en orden a comprobar la corrección de los usos, así como de las medidas que han de adoptarse en su caso para garantizar la efectiva utilización laboral del medio cuando sea preciso, sin perjuicio de la posible aplicación de otras medidas de carácter preventivo, como la exclusión de determinadas conexiones.

Esta sentencia expresa con rotundidad el camino a seguir en el control de los e-mail privados.

 

Concluimos con nuestra habitual recomendación y no es otra que la prevención. Disponer de buenos protocolos de actuación previa nos permitirá hacer compatible el correcto ejercicio de la actividad productiva con los derechos fundamentales del trabajador.

Innovanza Asesores

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